「やることが多すぎて、何から手をつければいいか分からない」 「優先順位をつけろと言われても、どうやって決めればいいのか分からない」 「目の前の仕事をこなすだけで精一杯で、重要な仕事に時間が割けない」 「上司から『優先順位が違う』と言われるけど、なぜ違うのか理解できない」
こんな悩みを抱えている方は多いのではないでしょうか。
「優先順位をつけられない」という問題の根本原因は、多くの場合**「全体像が見えていない」**ことにあります。
目の前のタスクだけを見ていると、何が重要で何が後回しにできるのか判断できません。しかし、「全体最適」の視点から逆算して考えると、自然と優先順位が見えてきます。
この記事では、「全体最適から逆算する思考法」を使って、仕事の優先順位を正しく決める方法を徹底解説します。
この記事を読むと分かること：
原因①：全体像が見えていない
目の前のタスクしか見えていないと、何が重要で何が後回しにできるのか判断できません。
例えば、「資料を作る」というタスクがあった時、その資料が何のために使われるのか、いつまでに必要なのか、誰がどう使うのかが分かっていないと、適切な優先順位をつけられません。
原因②：すべてが「重要」に見えてしまう
すべてのタスクが重要に見えてしまい、「どれも後回しにできない」と感じてしまうケースです。
実際には、すべてのタスクが同じ重要度であることはありません。しかし、判断基準がないと、どれも重要に見えてしまいます。
原因③：「緊急」と「重要」を混同している
今すぐ対応が必要な「緊急」のタスクと、長期的に大切な「重要」なタスクを混同しているケースです。
電話やメール、急な依頼など「緊急」のタスクに追われていると、本当に「重要」なタスクに時間が割けなくなります。
| 問題 | 結果 |
|---|---|
| 重要な仕事が後回しになる | 締め切りに追われる、品質が下がる |
| 緊急の仕事に振り回される | 本当に大切なことができない |
| 残業が増える | 効率が悪くなり、疲弊する |
| 上司からの評価が下がる | 「何が重要か分かっていない」と思われる |
| ストレスが溜まる | 「いつも忙しいのに成果が出ない」状態 |
これらの問題を解決するカギが、「全体最適」の視点です。
全体最適とは、個々の部分ではなく、全体として最善の結果を得ることを重視する考え方です。
目の前のタスクだけでなく、「このプロジェクト全体でのゴールは何か」「チーム全体としての成果は何か」「会社全体にとっての価値は何か」という視点で考えることで、本当に優先すべきことが見えてきます。
部分最適とは、個々の部分やタスクだけを最適化することです。 全体最適とは、全体として最善の結果を得ることを目指すことです。
| 視点 | 部分最適 | 全体最適 |
|---|---|---|
| 個人の仕事 | 自分の担当だけ効率化 | チーム全体の成果を最大化 |
| プロジェクト | 自分のタスクだけ完璧に | プロジェクト全体の成功を重視 |
| チーム | 自分の評価だけ考える | チーム全体の評価を考える |
| 会社 | 部門の成果だけ追求 | 会社全体の利益を最大化 |
例：部分最適の落とし穴
営業部門が「今月の売上目標を達成するために大量受注した」とします。しかし、製造部門のキャパシティを超えていたため、納期遅延が発生し、顧客からのクレームが増加。結果として、会社全体の評価が下がってしまった…
これは、営業部門が「部分最適」を追求した結果、「全体最適」を損なった例です。
全体最適の視点があれば…
「製造部門のキャパシティを確認してから受注する」「納期に余裕を持たせる」といった判断ができ、会社全体として良い結果を得られたはずです。
全体最適は、組織レベルだけでなく個人レベルでも重要です。
| 場面 | 部分最適 | 全体最適 |
|---|---|---|
| タスク管理 | 目の前のタスクをこなす | ゴールから逆算してタスクを選ぶ |
| 時間管理 | 全部やろうとする | 重要なことに集中する |
| 報告 | 自分の進捗だけ報告 | 全体の進捗に影響する情報を報告 |
| 協力 | 自分の仕事だけやる | 他の人の仕事を助ける |
まず、最終的なゴールを明確にします。
| レベル | 問いかけ |
|---|---|
| 今日のゴール | 今日、最も達成したいことは何か？ |
| 今週のゴール | 今週、最も重要な成果は何か？ |
| 今月のゴール | 今月、達成すべき目標は何か？ |
| プロジェクトのゴール | このプロジェクトの成功とは何か？ |
| チームのゴール | チーム全体として達成したいことは何か？ |
ゴールが明確になると、何が「重要」かが見えてきます。
ゴールから逆算して、必要なタスクを洗い出します。
例：「今週中に企画書を完成させる」がゴールの場合
ゴール：金曜日に企画書を完成させる
↓
木曜日：最終チェック、修正
↓
水曜日：資料を完成させる
↓
火曜日：資料を8割完成
↓
月曜日：構成を決める、情報収集
この逆算によって、今日やるべきことが明確になります。
洗い出したタスクの重要度を評価します。
重要度の評価基準：
| 基準 | 質問 |
|---|---|
| ゴールへの貢献度 | このタスクをやらないと、ゴールが達成できなくなるか？ |
| 影響範囲 | このタスクは他の人やプロジェクトに影響するか？ |
| 代替可能性 | このタスクは自分しかできないか？他の人でもできるか？ |
| 取り返しのつきやすさ | 後からやり直しがきくか？きかないか？ |
次に、緊急度を評価します。
| 緊急度 | 定義 |
|---|---|
| 高 | 今日中に対応が必要 |
| 中 | 今週中に対応が必要 |
| 低 | 来週以降でも問題ない |
重要度と緊急度を掛け合わせて、優先順位を決定します。
| 優先度 | 重要度 | 緊急度 | 対応 |
|---|---|---|---|
| 最優先 | 高 | 高 | すぐにやる |
| 高 | 高 | 低 | スケジュールに入れる |
| 中 | 低 | 高 | 効率的にこなす、委任する |
| 低 | 低 | 低 | 後回し、やらない判断も |
最も有名な優先順位フレームワークです。
| 緊急 | 緊急でない | |
|---|---|---|
| 重要 | 第1領域：今すぐやる | 第2領域：スケジュールする |
| 締め切りのある仕事、クレーム対応、緊急会議 | 計画立案、スキルアップ、人間関係構築 | |
| 重要でない | 第3領域：委任する | 第4領域：やらない |
| 一部の電話・メール、一部の会議 | 暇つぶし、無駄な会議、過度なSNS |
ポイント：
プロジェクト管理でよく使われるフレームワークです。
| カテゴリ | 意味 | 例 |
|---|---|---|
| Must | 必須、これがないと成立しない | コア機能の実装 |
| Should | やるべき、重要だが必須ではない | ユーザビリティ改善 |
| Could | できればやりたい | あると嬉しい機能 |
| Won't | 今回はやらない | 次フェーズに持ち越し |
タスクを5段階で評価するシンプルな方法です。
| ランク | 意味 | 対応 |
|---|---|---|
| A | 最重要、やらないと重大な結果 | 最優先で取り組む |
| B | 重要、やらないと困る | Aの後に取り組む |
| C | やった方がいい | B完了後に検討 |
| D | 委任できる | 他の人に任せる |
| E | 不要 | 思い切って削除 |
基本のタスクリスト：
| No | タスク | 重要度 | 緊急度 | 期限 | 所要時間 |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 企画書作成 | 高 | 高 | 金曜日 | 3時間 |
| 2 | A社へメール返信 | 中 | 高 | 今日 | 15分 |
| 3 | 週次レポート作成 | 中 | 中 | 金曜日 | 1時間 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
毎朝、**「今日の最重要タスク3つ」**を決めます。
今日のTOP3：
1. 企画書の構成を完成させる
2. A社への見積もり送付
3. 週次ミーティングの準備
これだけは必ずやる、という3つを決めることで、迷いがなくなります。
重要なタスクは、カレンダーに時間をブロックしてしまいましょう。
9:00-11:00 企画書作成（集中時間）
11:00-12:00 メール対応
13:00-14:00 A社訪問準備
...
時間を確保しておかないと、緊急の依頼や会議に埋まってしまいます。
上司と自分で「優先順位」が違う場合、多くは**「見ている範囲」が違う**ことが原因です。
| あなたの視点 | 上司の視点 |
|---|---|
| 自分のタスク | チーム全体のタスク |
| 今日の仕事 | 今月の成果 |
| 担当業務 | 部署全体の目標 |
上司は、あなたより広い範囲を見ています。だから、「全体最適」の視点では、優先順位が違って見えることがあるのです。
判断に迷ったら、上司に確認する習慣をつけましょう。
確認の仕方：
「〇〇と△△のタスクがあるのですが、どちらを優先すべきでしょうか？」
「今週は□□を最優先にしようと思っていますが、問題ないでしょうか？」
確認することで、認識のズレを防げます。
定期的に報告することで、優先順位の認識を合わせましょう。
「今日は〇〇を最優先で進めます」
「今週は△△に集中します。□□は来週に回しても問題ないでしょうか？」
A. 「やらないとどうなるか」を考えてみましょう。
本当に「やらないと重大な問題が起きる」タスクはそう多くありません。「やらなくても大きな問題にならない」タスクは、実は緊急でも重要でもない可能性があります。
A. 予めバッファを設けておきましょう。
1日の3割程度は「予備時間」として確保しておくと、急な依頼にも対応しやすくなります。
A. 「やらない」「後でやる」「人に任せる」という選択肢を持ちましょう。
すべてをやる必要はありません。優先度の低いものは、やらない・後回し・委任するという判断も必要です。
A. カレンダーに時間をブロックしましょう。
「重要だけど緊急でない」タスクは、予め時間を確保しておかないと永遠に着手できません。カレンダーに「このタスクをやる時間」として入れてしまいましょう。
A. 毎日5分のルーティンにしましょう。
朝一番に5分だけ、「今日のTOP3」を決める習慣をつけましょう。慣れれば数分で終わります。
A. チームでゴールと優先順位を共有しましょう。
週に1回、チームで「今週の最優先事項」を確認する時間を設けると、認識が揃いやすくなります。
A. 判断に迷ったら上司に確認しましょう。
最初のうちは「〇〇を優先しようと思いますがいいですか？」と確認する習慣をつけましょう。慣れてくると、自分で判断できる範囲が分かってきます。
A. 週に1〜2時間は「長期的に重要なこと」に使う時間を確保しましょう。
毎日少しずつでもいいので、スキルアップや将来のための時間を意識的に確保しましょう。
優先順位をつけられない原因の多くは、「全体像が見えていない」ことにあります。全体最適の視点から逆算して考えることで、本当に優先すべきことが見えてきます。
| ステップ | 内容 |
|---|---|
| 1. ゴールを明確にする | 何を達成したいのかを明確に |
| 2. 逆算してタスクを洗い出す | ゴールから逆算して必要なタスクを特定 |
| 3. 重要度を評価する | ゴールへの貢献度で評価 |
| 4. 緊急度を評価する | いつまでに対応が必要かで評価 |
| 5. 優先順位を決定する | 重要度×緊急度で優先順位を決定 |
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