「日報を書いているけど、上司に読まれていない気がする」 「毎日同じような内容になってしまう」 「日報を書く意味が分からない、時間の無駄に感じる」 「成長につながる日報の書き方を知りたい」
こんな悩みを抱えている新入社員や若手社員は多いのではないでしょうか。
日報は、多くの企業で導入されている業務報告ツールです。しかし、正しい書き方を知らないまま「作業」として書いている人がほとんどです。
ここで一つ知っておいてほしいことがあります。
成長が早い新人は、日報の書き方が違います。
彼らは日報を単なる「報告」ではなく、**「成長のためのツール」「上司とのコミュニケーションツール」**として活用しています。
この記事では、成長が早い新人がやっている日報の書き方を徹底解説します。上司に読まれる日報、自分の成長につながる日報を書くためのテクニックを、具体的なテンプレートと記入例とともにお伝えします。
この記事を読むと分かること：
日報には、以下の3つの目的があります：
目的①：上司への報告
上司は、すべての部下の業務内容をリアルタイムで把握しているわけではありません。日報は、上司に自分の業務状況を知らせるためのツールです。
目的②：自己成長
日報を書くことで、1日の経験を言語化できます。言語化することで、学びが定着し、同じ失敗を繰り返さなくなります。
目的③：進捗管理
日報を蓄積することで、自分の業務の進捗を可視化できます。何にどれだけ時間を使っているかが明確になり、改善につながります。
多くの人は、日報を「やらなければいけない作業」と捉えています。
しかし、成長が早い人は、日報を**「成長の機会」**と捉えています。
| 日報の捉え方 | 普通の人 | 成長が早い人 |
|---|---|---|
| 目的 | 義務を果たすため | 自分の成長のため |
| 姿勢 | 嫌々書く | 積極的に書く |
| 内容 | 事実の羅列 | 学びと気づきを含む |
| 時間 | できるだけ短く済ませたい | 必要な時間をかける |
| 読み手 | 意識しない | 上司を意識する |
日報には、目に見えない価値があります：
| 価値 | 説明 |
|---|---|
| 思考の整理 | 書くことで頭が整理される |
| 記憶の定着 | 書くことで記憶に残りやすくなる |
| 自己認識の向上 | 自分の行動パターンが見える |
| 信頼の構築 | 継続することで上司から信頼される |
| 評価材料 | 人事評価の参考になる |
■ 〇月〇日 日報
【本日の業務】
・メールチェック
・ミーティング参加
・資料作成
・電話対応
【所感】
今日も頑張りました。
この日報の問題点：
■ 〇月〇日 日報
【本日の業務】
・A社向け提案資料の作成（3時間）→ 80%完了
・週次営業ミーティング参加（1時間）
→来月のキャンペーン施策について共有を受けた
・B社 佐藤様への見積もり送付
→明後日までに回答いただける予定
【成果】
・A社資料は明日午前中に完成予定、スケジュール通り
・B社への見積もりは、先方の希望納期に合わせて調整完了
【学び・気づき】
営業ミーティングで「お客様の課題を先に聞くことが大切」という話があり、自分の提案が「機能説明」に偏っていたことに気づいた。明日からはヒアリングを意識したい。
【明日の予定】
・A社提案資料の完成、上司確認依頼
・C社訪問準備（先方の業界情報を調べる）
【相談事項】
B社見積もりについて、値引き余地があるか確認させてください。
この日報の良い点：
| 特徴 | 説明 |
|---|---|
| 具体的 | 何を、どれくらい、どこまで、が明確 |
| 数字がある | 時間、件数、進捗率などが数値化されている |
| 学びがある | 「今日分かったこと」「気づいたこと」が書かれている |
| 次が見える | 明日何をするかが明確 |
| 対話がある | 上司への相談・報告事項がある |
上司が日報に求めていることを理解すると、読まれる日報が書けます。
上司が知りたいこと：
| 知りたいこと | 理由 |
|---|---|
| 今日何をしたか | 業務状況の把握、進捗確認 |
| 問題はないか | 早めに対処するため |
| 困っていることはないか | サポートが必要か判断するため |
| 成長しているか | 育成の成果を確認するため |
| 明日何をするか | 優先順位の確認、指示の必要性判断 |
ポイント①：冒頭に「サマリー」を入れる
忙しい上司は、日報を隅々まで読みません。冒頭に1〜2行のサマリーを入れると、読んでもらいやすくなります。
例：
【サマリー】
A社資料80%完了、B社見積もり送付済み。スケジュール通り進行中。
ポイント②：数字を入れる
数字は、抽象的な表現より説得力があり、読みやすいです。
| NG | OK |
|---|---|
| 「資料を進めた」 | 「資料を80%まで進めた」 |
| 「多くのメールを処理した」 | 「メール30件を処理した」 |
| 「長時間かかった」 | 「3時間かかった」 |
ポイント③：問題・リスクは早めに書く
問題やリスクがある場合は、隠さずに早めに書きましょう。上司は「何が起きているか分からない」状態が一番困ります。
例：
【リスク・懸念事項】
A社資料の〇〇データが不足しており、明日中に入手できないと納期に影響する可能性があります。
→ 担当の△△さんに催促中。最悪の場合は代替データで対応予定。
ポイント④：相談事項を明確にする
相談がある場合は、何を相談したいのか明確に書きましょう。
| NG | OK |
|---|---|
| 「相談したいことがあります」 | 「B社への見積もりで、〇〇円の値引きは可能でしょうか」 |
| 「ちょっと困っています」 | 「◯◯の進め方について、ご意見をいただきたいです。A案とB案で迷っています」 |
ポイント⑤：フォーマットを統一する
毎回同じフォーマットで書くと、上司が読み慣れて、必要な情報をすぐに見つけられるようになります。
| 特徴 | 問題点 |
|---|---|
| 長すぎる | 読む時間がない、重要な情報が埋もれる |
| 短すぎる | 情報がなさすぎて読む価値がない |
| 毎回同じ内容 | 読む必要を感じない |
| 抽象的 | 何を言いたいか分からない |
| 問題が隠されている | 信頼を失う |
日報で最も大切なのは、「今日何を学んだか」を言語化することです。
経験は、言語化しなければ流れていきます。言語化することで、記憶に定着し、次に活かせます。
学びを見つける質問：
「学び」と似ていますが、「気づき」も重要です。
学びが「知識として得たこと」だとすれば、気づきは「自分自身に対する発見」です。
気づきの例：
うまくいかなかったことは、「改善点」として言語化しましょう。
ただし、「反省」で終わらず、「次はこうする」という形で書くことが大切です。
| NG（反省で終わる） | OK（改善につなげる） |
|---|---|
| 「報告が遅れてしまった」 | 「報告が遅れた → 次からは完了次第すぐ報告する」 |
| 「時間がかかりすぎた」 | 「時間がかかった → 次からは最初に構成を決めてから作業する」 |
「やったこと」ではなく 「成果」を意識して書きましょう。
| やったこと（作業） | 成果 |
|---|---|
| メールを30件処理した | 顧客からの問い合わせ10件に対応完了 |
| 資料を作成した | 営業提案資料を80%完成、明日提出予定 |
| 会議に参加した | 来月の施策について〇〇の情報を得た |
振り返りのフレームワークを使うと、学びが深まります。
YWT（やったこと・わかったこと・次やること）：
【Y：やったこと】
A社向け提案資料の作成
【W：わかったこと】
資料は作り始める前に全体構成を決めた方が効率的
【T：次やること】
明日は最初に5分間、構成を決めてから作業に入る
■ 〇月〇日（〇）日報
【今日やったこと】
・
・
・
【学び・気づき】
【明日やること】
・
【相談事項】
■ 〇月〇日（〇）日報
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【サマリー】（1〜2行で）
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【本日の業務】
・ （所要時間： 時間）→ 完了/進行中（ %）
・ （所要時間： 時間）→ 完了/進行中（ %）
・ （所要時間： 時間）→ 完了/進行中（ %）
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【成果・進捗】
・
・
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【学び・気づき】
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【課題・改善点】
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【明日の予定】
□ 優先度高：
□ 優先度中：
□ 優先度低：
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【相談・報告事項】
■ 〇月〇日（〇）日報
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【サマリー】
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【時間配分】
・会議： 時間
・作業： 時間
・対応： 時間
・学習： 時間
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【本日の業務詳細】
▼ タスク1：〇〇
・内容：
・所要時間：
・進捗：
・成果：
▼ タスク2：〇〇
・内容：
・所要時間：
・進捗：
・成果：
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【YWT振り返り】
▼ Y（やったこと）
・
・
▼ W（わかったこと）
・
・
▼ T（次やること）
・
・
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【今日の自己評価】
生産性：★★★★☆
学び ：★★★☆☆
成長 ：★★★★☆
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【明日の予定】
□
□
□
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【上司への報告・相談】
■ 1月13日（月）日報
【サマリー】
A社提案80%完了、B社見積もり送付済み。順調に進行中。
【本日の業務】
・A社向け提案資料の作成（3時間）→ 進行中（80%）
・B社 佐藤様への見積もり送付（30分）→ 完了
・週次営業ミーティング参加（1時間）
【成果・進捗】
・A社資料：構成決定、本文80%完成。明日午前中に完成予定
・B社見積もり：修正希望なし、明後日に回答いただける予定
【学び・気づき】
今日のミーティングで「提案は顧客の課題から始めるべき」という話があった。振り返ると、自分の提案は機能説明から始まっていた。明日からは「御社の課題は〇〇と理解しています」から始めるようにしたい。
【課題・改善点】
午後に集中力が落ちた → 昼食後に10分間散歩する習慣を試してみる
【明日の予定】
□ 優先度高：A社資料完成、上司確認依頼
□ 優先度中：C社訪問準備（業界情報調査）
□ 優先度低：事務処理（経費精算）
【相談事項】
B社見積もりについて、競合が10%安い価格を提示しているとの情報があります。追加値引きの余地はありますでしょうか。
日報を書く時間を固定しましょう。毎日同じ時間に書くことで、習慣化しやすくなります。
おすすめの時間帯：
毎回ゼロから考えると疲れます。テンプレートを使うことで、書く負担を減らせます。
この記事で紹介したテンプレートをそのまま使ってもOKですし、自分なりにカスタマイズしてもOKです。
日報は毎日書くことに意味があります。完璧を求めず、「書かないより雑に書く方がマシ」くらいの気持ちで続けましょう。
1ヶ月分の日報を見返してみましょう。自分の成長や変化を実感できると、続けるモチベーションになります。
可能であれば、上司に日報へのフィードバックをお願いしましょう。読まれている実感があると、書くモチベーションが上がります。
症状：「メールチェック、ミーティング、資料作成」と毎日同じことを書いてしまう
対策：
**症状：**やったことは書いているが、学びや気づきがない
対策：
**症状：**反省点や課題ばかり書いてしまう
対策：
症状：「後で書こう」と思って結局書かない
対策：
A. 5〜15分が目安です。
短すぎると内容が薄くなり、長すぎると負担になります。最初は10分を目標にしましょう。
A. はい、あります。
日報は上司のためだけでなく、自分の成長のためでもあります。また、上司はコメントしなくても読んでいることがあります。
A. 短くてもいいので書きましょう。
忙しい日こそ学びが多いはずです。1〜2行でもいいので、習慣を途切れさせないことが大切です。
A. 「なぜ学びがなかったか」を振り返りましょう。
本当に学びがなかったのか？同じことの繰り返しになっていないか？そこに気づきがあるかもしれません。
A. はい、書くべきです。
失敗を隠すより、正直に書いて改善策を示す方が信頼されます。上司は「問題を隠す部下」より「問題を正直に報告する部下」を信頼します。
A. 会社の指定に従い、なければ続けやすい方を選びましょう。
デジタルの方が検索・編集しやすく、共有もしやすいです。
A. 月に1回は見返すことをおすすめします。
過去の日報を見返すと、自分の成長パターンや改善点が見えてきます。
A. はい、むしろより重要です。
テレワークでは業務の可視化が難しいため、日報が上司との重要なコミュニケーションツールになります。
成長が早い新人は、日報を「義務」ではなく「機会」として捉えています。日報を正しく書くことで、自己成長が加速し、上司からの評価も高まります。
| 普通の新人の日報 | 成長が早い新人の日報 |
|---|---|
| 事実の羅列 | 成果と学びを含む |
| 抽象的 | 具体的で数字がある |
| 読み手を意識しない | 上司を意識している |
| 義務として書く | 成長のために書く |
| 同じ内容の繰り返し | 毎日新しい気づきがある |
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